Brandschutz ist ein klar geregelter Pflichtbereich – und trotzdem schleichen sich im Alltag immer wieder Fehler in der Dokumentation ein. Diese kosten Zeit, Geld und im schlimmsten Fall sogar Rechtssicherheit.
Mit PROVENTOR können viele dieser Fehler gar nicht erst passieren. Wir zeigen die 10 häufigsten Stolperfallen aus der Praxis – und wie Sie sie mit PROVENTOR vermeiden.
Fehler Nr. 1: Unvollständige Protokolle
Prüfername vergessen, Uhrzeit nicht dokumentiert – kleine Details, die bei einer Überprüfung große Folgen haben.
Mit PROVENTOR: Digitale Vorlagen mit Pflichtfeldern sorgen dafür, dass kein Punkt übersehen wird.
Fehler Nr. 2: Fehlende Fotodokumentation
Ohne Bilder ist schwer nachweisbar, was wirklich geprüft oder beanstandet wurde.
Mit PROVENTOR: Fotos können direkt vor Ort per Smartphone aufgenommen und dem Protokoll automatisch zugeordnet werden.
Fehler Nr. 3: Verstreute Ablage (Papier, E-Mail, Cloud)
Wer sucht, verliert Zeit – und im Ernstfall den Überblick.
Mit PROVENTOR: Alle Dokumente werden zentral abgelegt, rechtssicher archiviert und jederzeit abrufbar.
Fehler Nr. 4: Kein klarer Mängel-Workflow
Mängel bleiben liegen, weil unklar ist, wer zuständig ist.
Mit PROVENTOR: Automatische Zuweisung von Aufgaben mit Fristen und Verantwortlichkeiten.
Fehler Nr. 5: Keine Versionierung
Bei Änderungen ist oft nicht nachvollziehbar, wer was geändert hat.
Mit PROVENTOR: Jede Änderung wird lückenlos protokolliert und versioniert.
Fehler Nr. 6: Fehlende Erinnerungssysteme
Brandschutz lebt von Wiederkehr – aber Termine geraten schnell in Vergessenheit.
Mit PROVENTOR: Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass keine Frist übersehen wird.
Fehler Nr. 7: Unleserliche Handschrift
Der Klassiker bei Papierformularen.
Mit PROVENTOR: Digitale Eingaben machen handschriftliche Notizen überflüssig – jederzeit klar lesbar.
Fehler Nr. 8: Keine Schulung der Mitarbeitenden
Oft wissen Mitarbeitende gar nicht, wie korrekt zu dokumentieren ist.
Mit PROVENTOR: Intuitive App-Oberfläche mit klaren Checklisten – so gelingt der Einstieg auch ohne Spezialwissen.
Fehler Nr. 9: Archivierungsfristen nicht eingehalten
Viele Unterlagen müssen über Jahre vorgehalten werden.
Mit PROVENTOR: Rechtskonforme Archivierung sorgt dafür, dass Fristen automatisch eingehalten werden.
Fehler Nr. 10: Reaktive statt proaktive Kontrollen
Nur auf externe Prüfungen zu reagieren, ist riskant.
Mit PROVENTOR: Interne Begehungen lassen sich einfach planen und digital dokumentieren – proaktiv statt reaktiv.
Eine saubere, lückenlose Brandschutzdokumentation ist kein bürokratischer Selbstzweck – sie ist die Grundlage für Sicherheit, Vertrauen und Rechtssicherheit.
Mit PROVENTOR vermeiden Sie die typischen Fehler und machen den Prozess nicht nur sicherer, sondern auch einfacher und effizienter. Jetzt Beratungstermin vereinbaren!