Im betrieblichen Brandschutz entstehen viele Risiken nicht durch fehlende Maßnahmen, sondern durch fehlende oder unvollständige Dokumentation. Obwohl Mitarbeitende oft regelmäßig kontrollieren, prüfen, schulen und Mängel beheben, zeigt die Praxis:
Wenn es nicht dokumentiert ist, gilt es im Ernstfall als nicht erledigt.
Dieser Grundsatz ist in Deutschland und Österreich gleichermaßen relevant. Ob Behördenprüfung, Versicherung oder ein Ermittlungsverfahren nach einem Brand: Die Dokumentation entscheidet darüber, ob Verantwortliche nachweisen können, dass sie ihrer Pflicht nachgekommen sind.
„Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht durchgeführt.“
Dieser Grundsatz stammt nicht aus reiner Bürokratie, sondern aus dem Haftungsrecht.
Denn Brandschutzmaßnahmen müssen nachweisbar sein. Ohne Dokumentation fehlt dieser Nachweis und das kann gravierende Folgen haben:
- Behörden können Maßnahmen als nicht erfüllt werten.
- Versicherungen können Leistungen kürzen oder verweigern.
- Verantwortliche können persönlich haftbar gemacht werden.
- Im Brandfall kann es zu strafrechtlichen Konsequenzen kommen.
Unternehmen, die ihre Pflichten zwar erfüllen, aber nicht dokumentieren, stehen im Ernstfall genauso da wie jene, die gar nichts getan haben.
Welche Bereiche besonders dokumentationspflichtig sind
Viele alltägliche Aufgaben im Brandschutz wirken klein, doch rechtlich sind sie entscheidend. Besonders wichtig sind:
- Kontrolle von Flucht- und Rettungswegen
Sind sie frei? Richtig gekennzeichnet? Nicht versperrt?
Diese Kontrollen sind relevant und müssen nachvollziehbar festgehalten werden.
- Prüffristen von Feuerlöschern und Löschanlagen
Vom Feuerlöscher bis zur Brandmeldeanlage: jede Anlage hat gesetzlich oder normativ definierte Prüfintervalle.
- Schulungen und Unterweisungen
Brandschutzschulung, Evakuierungshelfer, Rauchschutztüren: Ohne Nachweis gelten Mitarbeiter als nicht geschult.
- Brandschutzbegehungen
Regelmäßige Rundgänge helfen, Risiken früh zu erkennen. Doch nur, wenn sie dokumentiert werden, haben sie rechtlichen Bestand.
- Mängelbehebungen
Ein offener Mangel ist ein Risiko. Ein behobener, aber nicht dokumentierter Mangel ist ein juristisches Risiko.
Warum gute Dokumentation Unternehmen wirksam schützt
Dokumentation macht Maßnahmen sichtbar für Behörden, Versicherungen, Auditoren und interne Verantwortliche und schafft Rechtssicherheit, Transparenz und Struktur.
In vielen Brandschadensfällen zeigt sich: Nicht der Brand selbst führt zum großen Problem, sondern die fehlende oder chaotische Dokumentation davor.
Digitale Dokumentation als Gamechanger
Papierlisten, Excel-Tabellen und lose Zettel sind fehleranfällig, schwer aktuell zu halten und nicht audit-sicher. Moderne digitale Lösungen, wie PROVENTOR Safety sorgen dafür, dass:
- jede Prüfung automatisch dokumentiert wird
- Verantwortliche an Fristen erinnert werden
- Begehungen mobil durchgeführt werden können
- Mängel mit Fotos und Maßnahmen festgehalten werden
- Auswertungen und Nachweise jederzeit abrufbar sind
So wird Dokumentation nicht zur Last, sondern zum klaren Vorteil.