Benutzer anlegen
Der Erste Schritt ist den Benutzer im System neu anzulegen. Klicken Sie dafür auf
Administration > wählen Sie den Mandanten in dem der Benutzer abgelegt werden soll > Klick auf Administration > Menüpunkt Benutzer
Folgende Schritte müssen Sie nun ausführen:
- Klick auf Benutzer hinzufügen
- Füllen Sie mindestens alle Pflichtfelder aus
- Definieren Sie diverse Einstellungen (Profil bearbeiten, Benutzerablauf,…)
- Klicken Sie auf Absenden und schließen
Systemrolle vergeben
Wenn der Benutzer Zugriff auf die Systemverwaltung und das Datenschutzmodul benötigt, muss dieser erweiterte Rechte bekommen. Dafdür müssen Sie den Benutzer eine Rolle (Systemrolle) zuweisen.
Klicken Sie dafür auf
Administration > Menüpunkt Rollen zuordnen
Folgende Schritte müssen Sie nun ausführen:
- Wählen Sie den neu angelegten Benutzer aus
- Wählen Sie die Rolle aus
- Klicken Sie auf + Rollen den Benutzern zuordnen
Der zugeordnete Benutzer erscheint in der Liste darunter
WICHTIG: Wenn Sie keine passende Rollen in dem Mandanten haben, müssen Sie diese im Menüpunkt Rollen anlegen. Legen Sioe dafür die Rolle an, und weisen die notwendigen Rechte zu.
Zuweisung zur Objektstruktur
Damit der Benutzer auch das Datenschutzprotokoll verwenden kann, und damit Aufgaben verteilt werden können, brauch der Benutzer eine Fachrolle in der Objekltverwaltung. Die Objektverwaltung ist die logische Basis für die wiederkehrenden Aufgaben und die rechtssichere Protokollierung.
Klicken Sie dafür im Mandanten auf
Administration > Menüpunkt Objektverwaltung
Öffnen Sie danach die Objektstruktur mit Klick auf das Symbol in der genannten Spalte
Klicken Sie in der linken Seitenstruktur auf den obersten Eintrag (meist benannt als Datenschutzprotokoll) und fügen im Bereich Rollen den neu angelegten Benutzer hinzu:
- Wählen Sie dafür die notwendige Rolle
- Wählen Sie den Benutzer aus
Danach sollte der Benutzer richtig hinzugefügt sein.
Mögliche Probleme und Lösungen bei der Anlage
Ich kann den Benutzer bei der Anlage nicht speichern!
Bitte kontrollieren Sie, ob alle Pflichtfelder richtig ausgefüllt wurden und ob der Benutzer einem Mandanten zugewiesen ist!
Ich habe bei der Objektverwaltung kein Protokoll zugeordnet!
Dann muss erst ein Protokoll zugewiesen werden. Dies können Sie mit Klick auf Protokoll zuweisen durchführen. Bitte bachten Sie, wenn Sie kein Datenschutzprotokoll im Mandanten zugewiesen haben, so können Sie auch keine Verarbeitungstätigkeiten aktivieren.