Mit dem Menüpunkt ‚Datenschutzprotokoll‘ bzw. ‚Protokoll‘ können Sie für das Verarbeitungsverzeichnis oder einzelne Unterobjekte (z.B. einzelne Verarbeitungen) Ereignisse dokumentieren bzw. Aufgaben erstellen und bei Bedarf auch an andere Benutzer delegieren.
Dazu wählen Sie ‚Datenschutzprotokoll‘
Wählen Sie das Ereignis oder ‚Manuelle Aufgabe‘ und füllen Sie die Felder entsprechen aus.
Solange der Prozess nicht abgeschlossen ist, stellen Sie ‚IN ORDNUNG‘ auf ‚Nein‘. Am Schluss klicken Sie auf 
Damit werden folgende Aktivitäten im System angestoßen:
- An die eingetragenen Benutzer sowie an die allenfalls eingetragenen Emailempfänger (direkt angegebene, externe Emailadressen) werden Nachrichten versandt.
- Im Datenschutzprotokoll wird der Eintrag aufgenommen und angezeigt. Sollten Sie die Details nicht sehen, klicken Sie auf den unterstrichenen Link.
Außerdem kann mit Aktualisieren der Status des Eintrags geändert werden. Vergessen Sie in diesem Fall nicht darauf auf Absenden zu klicken!
Weiters werden Logbucheinträge – je nach Art – auf der Startseite von PROVENTOR dargestellt. Diese Informationen erscheinen, wenn der angemeldete Benutzer davon betroffen bzw. in die Benachrichtigung eingeschlossen wurde. Das obige Beispiel würde z.B. folgende Anzeige auslösen:
So sehen Sie den aktuellen Status und die Sie betreffenden Aufträge und Auffälligkeiten auf einen Blick. Durch Anklicken der Textlinks unmittelbar unter den Kreissymbolen, können Sie den jeweiligen Informationsteil öffnen, bearbeiten, aktualisieren oder abschließen.
Eigene Aufträge (also solche die Ihnen zugewiesen wurden) können Sie auch mit dem Menüpunkt ‚AUFTRÄGE‘ anzeigen. Durch Klick auf die blauen Bezeichnungen der Eintragsart werden Details zum Eintrag sichtbar und Aktualisierungen oder Bestätigung der Aufgabe möglich.
Wenn Sie Aufgaben erledigt haben, dokumentieren Sie dies und schließen Sie die Aufgabe mit ‚AUFGABE ERLEDIGT‘ oder „In Ordnung: Ja“ab. Dies wird im Datenschutzprotokoll ebenfalls mit einem Zeitstempel dokumentiert:
Anmerkung: Sollten Sie in den angebotenen Auswahllisten (Drop-Down Feldern) spezifische Einträge benötigen, die nicht verfügbar sind, wenden Sie sich an den Systemadministrator. Viele derartigen Einträge können von diesem im Systemmandanten hinzugefügt werden. Sie können sich dazu auch der Auftragslogik bedienen und dem Admin eine Aufgabe wie oben beschrieben zuweisen.
Die Verwendung von Aufträgen für die Systemverwaltung erfolgt (sofern diese aktiviert ist) analog zum Verarbeitungsverzeichnis.
| Bedenken Sie im Zusammenhang mit dem Datenschutz stets, dass Sie als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung gem. DSGVO rechenschafts- und nachweispflichtig sind.
Daher ist die lückenlose Dokumentation aller Aktivitäten hilfreich und kann im Falle von Problemen oder Behördenverfahren für Sie hilfreich sein bzw. einen möglichen Strafrahmen mindern oder vermeiden. Was Sie insbesondere dokumentieren sollten (kein Anspruch auf Vollständigkeit): · Datenschutzvorfälle (ACHTUNG: eventuell Meldepflicht!!) · Anfragen oder Begehren von betroffenen Personen · Behördenkontakte · Änderungen an Verarbeitungen oder neue bzw. eingestellte Verarbeitungen · Auftragsverarbeitungen · Änderungen an z.B. Löschfristen oder anderer Details zu Verarbeitungen · Maßnahmen im Zusammenhang mit geändertem Risikoumfeld · Ständige Verbesserung der TOM (Technische und Organisatorische Maßnahmen) und anderer Sicherheitsmaßnahmen · Einhaltung von Fristen und die Erfüllung von zustehenden Rechten · Einwilligungen betroffener Personen · Etc. Das revisionssichere Datenschutzprotokoll / Logbuch von PROVENTOR ist hier sehr hilfreich. Alle damit verfolgten Aktivitäten werden automatisch dokumentiert. Wenn Sie unsicher sind oder Unterstützung benötigen, wenden Sie sich an einen zertifizierten Datenschutzexperten.
|