Datenschutz hin, DSGVO her – nach wie vor werden in heimischen Unternehmen wichtige Daten per WhatsApp & Co ausgetauscht: Arbeitszeitaufzeichnungen, Kilometerstände, Schäden, Mängel, Dokumente… Vom datenschutzrechtlichen Aspekt abgesehen wird es spätestens dann knifflig, wenn etwas passiert – vertrauliche Daten werden von Dritten gesehen, Interna landen beim falschen Empfänger oder man befindet sich unter Beweiszwang nach einem Brandschutzvorfall.
Die Versuchung ist groß, den Mangel an einem Kontrollobjekt schnell per Messenger-App an den für die Beseitigung Verantwortlichen zu schicken. Ist dies ein Externer, sollte auch der intern Verantwortliche Bescheid wissen; dieser bekommt die Nachricht auch. Hat der Externe Dienstleister den Mangel beseitigt und die Bestätigung nur an einen Absender geschickt, wie weiß dann der Verantwortliche, dass der Mangel beseitigt wurde? Und wie gut fänden Sie es als Brandschutzbeauftragter, wenn beispielsweise der Brandschutzplan Ihres Unternehmens per WhatsApp an Hinz und Kunz verschickt wird?
Problem Datenschutz
Die Praxis zeigt, dass oft das private Telefon für betriebliche Zwecke genutzt wird. Firmen- und private Daten werden vermischt, was selten im Interesse des Unternehmens ist. Die Server der Messengerdienste stehen meist im Ausland und die Dienste geben die Daten teilweise an Drittanbieter weiter, wie etwa WhatsApp:
Problem Beweisbarkeit
Zustellfehler passieren, Nachrichten können verlorengehen. Das ist bei einem Foto von der Geburtstagsfeier verkraftbar, bei der Beseitigung von Brandschutzmängeln nicht. Wie können Sie beweisen, den Mangel rechtzeitig zur Beseitigung gemeldet zu haben? Wie belegen Sie, dass Sie den Mangel ordnungsgemäß beseitigt haben? Was machen Sie, wenn der Empfänger behauptet, die Nachricht nie bekommen zu haben? Wenn es zum Brandfall gekommen ist und es um Haftungsfragen geht, schätzen viele eine rechtssichere Dokumentation weit mehr als WhatsApp Chatverläufe.
Problem Praktikabilität
Herr Meier entdeckt auf seiner Kontrollrunde einen defekten Feuerlöscher, ein nicht funktionierendes Notlicht und einen Müllcontainer, der den Notausgang versperrt. Er macht Fotos und schickt sie jeweils per WhatsApp an seinen Ansprechpartner bei der Feuerlöscher-Firma, den Betriebselektriker und den Werkstattleiter.
Der Mitarbeiter der Feuerlöscher-Firma ist auf Urlaub, sein Diensttelefon liegt zuhause.
Der Betriebselektriker schickt den Lehrling, um das Notlicht zu reparieren. Dieser vergisst aber, die erfolgreiche Reparatur zu dokumentieren.
Der Werkstattleiter kommt erst zur Spätschicht. Er schickt die Nachricht an den Kollegen der Tagschicht weiter. Dieser schiebt den Müllcontainer zur Seite und antwortet ihm mit „erledigt“.
Der Mehraufwand aller Beteiligten ist offensichtlich, der Ärger nachvollziehbar. Jeder Beteiligte muss einen zusätzlichen Arbeitsschritt, zusätzliche Arbeitszeit aufbringen, damit die Aufgaben ordnungsgemäß abgeschlossen werden können.
Lösung: Digitalisierung
Ein digitales Brandschutzbuch spart Zeit und Geld und erhöht die Sicherheit maßgeblich. Gleichzeitig werden alle Prozesse rechtssicher dokumentiert und Daten datenschutzkonform ausgetauscht. Das sind aber nur zwei der zahlreichen Vorteile einer Software-Lösung. Mehr zum digitalen Brandschutzbuch mit Aufgabenverwaltung und Mangelmanagement