Bitte recht freundlich…

Neben der regelmäßigen Kontrolle ist vor allem die Dokumentation das Um und Auf im Brandschutz. Die Beantwortung der 5 W – wo, wann, wer, was, wie – ist absolut essenziell für dauerhaft erfolgreichen Brandschutz und extrem wichtig für allfällige Fragen nach einem Brandfall. Brandschutzbeauftragte mühen sich seit jeher damit ab, diese 5 Ws rechtssicher zu beantworten und zu dokumentieren.

Am Anfang war der Stift

Ältere BSB werden sich noch an die „gute alte Zeit“ erinnern, als man mit Vordrucken und einer Polaroidkamera bewaffnet seine Runden zog. Diese Methode war umständlich, unpraktisch und barg Gefahren – Kälte und Nässe sind Feinde von Stift und Papier, bei ausgedehnten Runden wuchs der Papierberg unaufhaltsam und es bestand stets die Verwechslungsgefahr bei den Fotos. Schließlich endete das gesamte Konvolut in Aktenordnern, die zur Erfüllung der Dokumentationspflicht bald Schränke füllten. Und wenn es doch zum Brandfall kam, wurden diese traditionellen Archive oft selbst ein Raub der Flammen.

Der Computer, dein Freund und Helfer

Mit dem Einzug der EDV in alle Unternehmensbereiche begann die Zeit der Excel- und Word-Dokumente. Damit wurden die altbekannten Prozesse teilweise digitalisiert: Die Vordrucke wurden zunächst in Word und Excel erstellt und nach wie vor am Klemmbrett ausgefüllt, um danach ins Programm eingegeben zu werden. Fotos wurde digitalisiert und zum jeweiligen Dokument hinzugefügt. An den Ärger beim Formatieren der Dokumente können sich viele BSB noch lebhaft erinnern und selbst heute noch ist das Word- oder Excel-Dokument in vielen Betrieben Usus. Die Dokumente selbst wurden zunächst auf CR-ROM, später auf DVDs und nunmehr meist auf Serverlaufwerke gespeichert. Streng genommen war es im Vergleich zu dieser Methode früher sogar einfach, da die Umwandlung von analogen Zetteln in digitale Dokumente entfiel. Eine klassische Verschlimmbesserung.

Brandschutz goes Digitalisierung

Nur langsam gelingt es, dem „papierenen Zeitalter“ zu entfliehen. Ressentiments herrschen vor – hinsichtlich der Funktionalität, der Sicherheit, der Regelkonformität. Klar ist: Die Zettelwirtschaft hat über kurz oder lang ausgedient. Das geflügelte Wort „wer schreibt, der bleibt“ verlagert sich in den digitalen Raum und die Brandschutzdokumentation kann mittlerweile komplett digitalisiert werden. Die Vorteile dieser Variante merzen genau die Nachteile althergebrachter Brandschutzdokumentation aus: Schluss mit Papier, Wort und Bild ohne Zwischenschritt am selben Ort, keine Formatierung nötig, rechtssichere Dokumentation ohne die Notwendigkeit eines physischen Archivs. Die Vorteile liegen auf der Hand und immer mehr Unternehmen und Brandschutzbeauftragte, vor allem die junge Generation der „Digital Natives“, wechseln von der klassischen zur digitalen Brandschutzdokumentation. Das wird mittlerweile auch bei der Ausbildung zum BSB gelehrt.

„Du dauernd mit deinem Handy“

Die Jungen von heute haben diesen Satz ihrer Eltern sicher noch im Ohr – nun machen BSB mit dem Smartphone ihre Runden und dokumentieren damit den Brandschutz. Sie wissen ganz genau, welche Elemente sie kontrollieren müssen – bequem, digital, einhändig. Mittels App werden die Kontrollelemente ausgewählt, Mängel mit der eingebauten Kamera dokumentiert und das Protokoll automatisch an das Kontrollzentrum übertragen. Wenn der BSB von seiner Runde zurückkommt, ist oft schon der Verantwortliche informiert und die Beseitigung der gefundenen Mängel eingeleitet. Nach Beseitigung des Mangels dokumentiert der Verantwortliche dies mit einem neuen Foto und kann den Auftrag abschließen. Mangelbeseitigung binnen kürzester Zeit und perfekter Vorher-nachher-Dokumentation. Vorbei sind die Zeiten, als nun das Protokoll in Word eingegeben werden musste, Fotos von der Digitalkamera geholt und hinzugefügt werden mussten und im Anschluss vielleicht ein Fax mit dem Auftrag an den Verantwortlichen geschickt wurde…

 Die digitale Form der Brandschutzdokumentation

PROVENTOR bietet dem Brandschutzbeauftragten von heute mit dem digitalen Brandschutzprotokoll ein modernes, sicheres und einfach zu bedienendes digitales Brandschutzbuch für den zeitgemäßen Brandschutz im 3. Jahrtausend. Vergessen Sie Stift und Zettel, lassen Sie das Formatierungselend hinter sich und testen Sie unverbindlich und kostenlos unsere Softwarelösung!

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