In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Unternehmen, Organisationen und Behörden, die mit sensiblen Informationen und Daten arbeiten. Es ist von größter Wichtigkeit, dass diese Informationen und Daten geschützt werden, um die Sicherheit und Integrität des Unternehmens oder der Organisation zu gewährleisten. Ein wichtiger Bestandteil dieser Schutzmaßnahmen ist ein internes Hinweisgebersystem, das MitarbeiterInnen und anderen Beteiligten ermöglicht, Verstöße gegen interne Regeln, Gesetze oder ethische Standards anonym zu melden.
In diesem Beitrag werden wir uns näher damit beschäftigen, wie ein Hinweisgebersystem in Deutschland eingerichtet werden kann und welche rechtlichen Rahmenbedingungen dabei zu beachten sind.
Schritt 1: Erstellung einer Hinweisgebersystem-Policy
Der erste Schritt bei der Einrichtung eines internen Hinweisgebersystems besteht darin, eine klare und umfassende Policy zu erstellen. In dieser Policy sollte genau definiert werden, wer einen Hinweis abgeben kann, welche Art von Verstößen gemeldet werden können und welche Verfahren zur Untersuchung und Behebung von gemeldeten Verstößen angewendet werden. Darüber hinaus sollte die Policy auch den Schutz der Hinweisgeber und ihre Anonymität gewährleisten.
Schritt 2: Implementierung des Hinweisgebersystems
Sobald die Policy erstellt wurde, sollte das Hinweisgebersystem in das Unternehmen oder die Organisation implementiert werden. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten: es kann ein internes Hinweisgebersystem per E-Mail oder Telefon eingerichtet werden oder eine spezielle Hinweisgebersoftware verwendet werden. Wichtig ist, dass das System leicht zugänglich ist und eine einfache Möglichkeit zur Meldung von Verstößen bietet.
Schritt 3: Schulung der Mitarbeitenden und Sensibilisierung
Die MitarbeiterInnen sollten über das Hinweisgebersystem und die Policy informiert werden. Es ist wichtig, dass sie verstehen, wie das System funktioniert und welche Verstöße gemeldet werden können. Darüber hinaus sollten sie auch darüber aufgeklärt werden, dass sie bei einer Meldung von Verstößen geschützt sind und dass es keine negativen Auswirkungen auf sie haben wird.
Schritt 4: Untersuchung von gemeldeten Verstößen
Wenn ein Verstoß gemeldet wird, ist es wichtig, dass das Unternehmen oder die Organisation schnell und effektiv reagiert. Eine Untersuchung sollte unverzüglich eingeleitet werden, um den Verstoß zu überprüfen und geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Wichtig ist, dass die Hinweisgeber während des Untersuchungsprozesses geschützt werden und dass ihre Anonymität gewahrt bleibt.
Sie möchten ein internes Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen integrieren? Wir von PROVENTOR Deutschland haben eine sichere Softwarelösung zur Erfüllung der EU – Whistleblower Richtlinie entwickelt, das Ihnen die Umsetzung aller Maßnahmen schnell und unkompliziert ermöglicht. Jetzt unverbindlich anfragen!