Ordner voller Prüfprotokolle, verstreute Excel-Listen, unübersichtliche E-Mail-Korrespondenz: So sieht die Realität in vielen Unternehmen und Gemeinden noch aus. Dabei lässt sich die Verwaltung von Gebäuden, Anlagen und Objekten heute vollständig digitalisieren – mit messbaren Vorteilen bei Zeit, Kosten und Rechtssicherheit. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie Schritt für Schritt von der analogen zur digitalen Objektverwaltung wechseln.
- Bestandsaufnahme machen
Bevor Sie digitalisieren, müssen Sie wissen, was Sie digitalisieren wollen:
- Welche Objekte (Gebäude, Anlagen, Fahrzeuge) sollen erfasst werden?
- Welche Prüf- und Wartungsintervalle bestehen?
- Welche Dokumentationen sind Pflicht?
Tipp: Erfassen Sie diesen Ist-Zustand strukturiert in einer Übersicht.
- Prozesse definieren
Digitale Tools sind nur so gut wie die Prozesse dahinter.
Definieren Sie klare Zuständigkeiten und Workflows – wer dokumentiert, wer prüft, wer freigibt?
- Passende Software auswählen
Achten Sie auf:
- Mobile Nutzung (auch offline)
- Zentrale Datenablage
- Automatische Erinnerungen
- Fotodokumentation
- Rechtskonforme Archivierung
- Daten migrieren
Alte Papier- und Excel-Daten müssen ins neue System. Das kann händisch oder per Importfunktion geschehen – je nach Datenmenge.
- Mitarbeitende schulen
Der Erfolg steht und fällt mit der Akzeptanz im Team. Schulungen, Anleitungen und kurze Video-Tutorials helfen bei der Umstellung.
- Schrittweise einführen
Starten Sie mit einem Pilotprojekt, z. B. nur mit einem Gebäude oder Bereich. Sammeln Sie Feedback und optimieren Sie Prozesse, bevor Sie flächendeckend ausrollen.
Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis: Kein Suchen nach Dokumenten, kein doppeltes Erfassen
- Rechtssicherheit: Lückenlose Historie, automatische Erinnerungen
- Transparenz: Alle relevanten Informationen an einem Ort
- Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch
Die Digitalisierung der Objektverwaltung ist kein Mammutprojekt – wenn man strukturiert vorgeht. Wer heute umsteigt, schafft sich mehr Effizienz, Sicherheit und Überblick im Alltag.
Mit einer Plattform wie PROVENTOR lassen sich alle Schritte aus einer Hand umsetzen – mobil, rechtskonform und jederzeit erweiterbar. Jetzt anfragen!