Nach erfolgter Anmeldung gelangen Sie direkt auf Ihre persönliche Startseite. Hier sehen Sie in einer Übersicht die wichtigsten Ereignisse und Aufgaben zusammengefasst.
2.1 Die Farbgebung
Folgendes Farbschema ist in der Applikation hinterlegt und gilt für Aufgaben sowie für offene Punkte:
- Grün: Keine offenen Aufgaben
- Gelb: Sie haben offene Aufgaben, diese sind jedoch noch nicht überfällig
- Gelb-Rot: Sie haben offene und überfällige Aufgaben
- (Das Verhältnis im Kreis zeigt das Verhältnis bei den Aufgaben)
- Rot: Sie haben nur überfällige Aufgaben
Auch für das Protokoll gilt:
- Grün: Abgeschlossener Eintrag
- Grau: Ungültiger Eintrag
- Gelb: Offener Punkt – aktuell fällig oder Terminversäumnis
- Rot: Überfällige Punkte
- Rot mit Glocke: Gefahr in Verzug
2.2 Meine Aufgaben
Um direkt zu Ihrer Aufgabenliste zu gelangen, klicken Sie entweder im Menü auf „Aufgaben“ oder auf „Meine Aufgaben bearbeiten“, welche im „Übersichts-Kreis“ dargestellt werden.
Alle für Sie vorgesehenen Aufgaben werden ihnen nun im Detail dargestellt.
Die Einträge sind grundsätzlich nach Fälligkeitstermin geordnet. Sie können jedoch die Sortierreihenfolge jederzeit ändern.
Um Ihre aktuelle Aufgabenliste als PDF oder XSLS herunterzuladen, klicken Sie auf Exportieren.
2.2.1 Aufgaben bestätigen – Element in Ordnung
Wenn eine Aufgabe nun erledigen möchten, klicken Sie auf die jeweilige Aufgabe in der Aufgabenliste:
Hier können Sie die Aufgabe bestätigen.
Nach Klick auf Bestätigen ist die Aufgabe als in Ordnung erledigt, scheint nicht mehr in Ihrer Liste der Aufgaben auf und wird als erledigt im digitalen Brandschutzbuch dokumentiert.
Wurde eine Checkliste für den Auftrag hinterlegt, kann der Auftrag erst erledigt werden, sobald alle Checkpunkte angehakt wurden. Klicken Sie nun auf Bestätigen.
Der Auftrag wird direkt im digitalen Brandschutzbuch als erledigt gespeichert scheint nicht mehr in Ihrer Liste der offenen Aufträge auf.
2.2.2 Aufgaben bestätigen – Massenbestätigung
Um alle angezeigten Einträge auf einmal zu bestätigen:
- Klicken Sie auf Alle bestätigen am Ende der Auftragsliste.
Nach einer Sicherheitsabfrage werden alle Einträge auf einmal bestätigt.
Sollten Aufgaben mit einer hinterlegten Checkliste in Ihre Auftragsliste vorhanden sein, ist ein Bestätigen aller Aufträge auf einmal nicht möglich, da Checklisten-Punkte ein einzelnes Abhaken jedes einzelnen Listenpunktes erfordern.
2.2.3 Aufgaben bestätigen – Mangel eintragen
Um einen Mangel einzutragen:
- Klicken Sie auf den Eintrag und danach auf Kommentieren
Wurde für diesen Auftrag eine Checkliste hinterlegt, können Sie jene Punkte anhaken, die in Ordnung sind und lassen die anderen Punkte leer. Klicken Sie nun auf Kommentieren.
Beschreiben Sie den aufgefundenen Mangel im Feld Notizen/Beschreibung. Ist eine Mangelvorlage hinterlegt worden, können Sie auch aus dieser die Mangelbeschreibung wählen.
In einer Mangelvorlage können regelmäßig vorkommende Auffälligkeiten für Sie abgespeichert werden, sodass nicht immer wieder erneut gleichartige Fehlerbeschreibungen eingeben müssen. Mangelvorlagen können vom Portaladministrator für Sie eingestellt werden.
In diesem Fall wurde die Notiz frei eingefügt.
Sie können die Behebung einem Benutzer zuweisen (Feld: Zuweisen zu) und andere Benutzer oder externe Personen über den Mangel informieren (Felder: User-Benachrichtigung sowie E-Mail-Benachrichtigung). Weitere Informationen wie z.B. Fotos können Sie als Anhang bereitstellen (Feld: Anhang).
Haben Sie alle Einträge gemacht, klicken Sie auf Bestätigen.
Wurde der Mangel einem anderen Benutzer zu Behebung zugewiesen, sieht dieser den Mangel nun in seiner Auftragsliste als zugewiesene Auffälligkeit. In Ihrer Auftragsliste scheint der Auftrag nicht mehr auf.
2.2.4 Kontrollanweisungen, Checkliste, Videos und Pläne
Kontrollanweisungen geben genauere Informationen, auf was bei der Begehung geachtet werden sollte. Wurde diese für Sie hinterlegt, sehen Sie diese bereits in der Auftrag-Übersicht.
Checkliste sind Punkte, die kontrolliert werden müssen und deren Korrektheit damit bestätigt wird. Nur wenn alle Punkte der Checkliste angehakt wurden, kann die Aufgabe als in Ordnung bestätigt werden. Passen ein oder mehrere Punkte nicht und werden in der Checkliste frei gelassen, kann die Aufgabe nicht als erledigt markiert werden. Es kann ausschließlich ein Mangel festgehalten werden.
Kurze Instruktionsvideos können bei der Aufgabe für Sie bereitgestellt werden. Ist ein Video verfügbar, sehen Sie es durch das angezeigte Video-Symbol. Mit Klick darauf öffnet sich das Video in einem neuen Fenster.
Pläne zeigen, wo genau sich das zu kontrollierende Element im Objekt befindet. Ist ein Plan verfügbar, sehen Sie das durch den Button „Am Plan anzeigen“.
Mit Klick auf den Button öffnet sich der Plan.
Sie haben die Möglichkeit eine zugewiesene Auffälligkeit inkl. Anhängen per E-Mail zu versenden. Zugewiesene Auffälligkeiten sind Aufgaben, die Ihnen zur Behebung zugewiesen wurden und scheinen in Ihrer Aufgabenliste auf. Klicken Sie für den Email-Versand im Eintrag auf Als E-Mail senden.
Ein Pop-Up Fenster öffnet sich und Sie können einen bestehenden Portalbenutzer auswählen oder eine gewünschte E-Mail-Adresse eingeben, um den gesamten Eintrag an diese Person zu senden. Weiters können der gewünschte E-Mail-Betreff und eine Nachricht mitgesendet werden.
2.3 Das Protokoll
Im Menüpunkt „Protokolle“ werden alle Einträge und Ereignisse dokumentiert. Diese sind nach Datum sortiert, beginnend mit dem aktuellen Eintrag.
Das Brandschutzbuch kann als PDF, PDF-detailliert oder XLSX exportiert werden. Klicken Sie auf Export und wählen das gewünschte Format aus.
Das Protokoll in PROVENTOR ist buchhaltungssicher. D.h. getätigte Einträge können nicht gelöscht werden. Es besteht nur die Möglichkeit, Einträge als ungültig zu markieren. Die Dokumentation dieses Eintrags bleibt erhalten.
2.3.1 Zusätzlicher Eintrag im Protokoll
Um einen weiteren Eintrag im Protokoll außerhalb der geplanten Aufgaben zu erstellen, klicken Sie auf Neuer Protokolleintrag
Es öffnet sich ein neues Fenster. Wählen Sie aus der Drop-Down-Liste die gewünschte Eintragsart im Feld Ereignis aus.
Wählen Sie nun Objekt und Element aus, für das der Eintrag erstellt wird. Je nach gewähltem Ereignis, stehen unterschiedliche Felder zum Ausfüllen zur Verfügung, z.B. Beschreibung des Ereignisses, Zuweisung von Personen zur Behebung, Terminierung der Aufgabe, Datum des Vorfalls, Benachrichtigung von Benutzern sowie externen Personen, Bereitstellung von Anhängen.
Wurden benutzerdefinierte Felder festgelegt, können diese hier ausgewählt und mit individuellen Informationen befüllt werden. Der Eintrag wird dann um die ausgewählten benutzerdefinierten Felder erweitert.
Haben Sie alle Einträge getätigt, klicken Sie auf Absenden. Der Eintrag wird nun im digitalen Brandschutzbuch dokumentiert.
2.3.2 Aktualisierung eines Protokoll-Eintrages
Um einen Eintrag im Protokoll zu aktualisieren, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und dann auf Aktualisieren.
Ist der Mangel behoben, können Sie dies im Feld „Ergänzungen “ vermerken und den Eintrag „Als ungültig markieren“.
Besteht der Mangel noch, haben Sie zudem die Möglichkeit festzulegen, ob bereits Gefahr im Verzug vorliegt (Feld: Gefahr im Verzug „JA“ oder „NEIN“).
Mit Klick auf „Absenden“ wird der Eintrag protokolliert.
2.3.3 Protokoll-Eintrag per E-Mail senden
Sie haben die Möglichkeit einen Protokoll-Eintrag inkl. Anhängen für eine offene Aufgabe oder eine Auffälligkeit per E-Mail zu versenden. Klicken Sie dazu im Eintrag auf
Als E-Mail senden.
Ein Pop-Up Fenster öffnet sich und Sie können einen bestehenden Portalbenutzer auswählen oder eine gewünschte E-Mail-Adresse eingeben, um den gesamten Logbuch-Eintrag an diese Person zu senden. Weiters können Sie den gewünschten E-Mail-Betreff und eine Nachricht mitsenden.
2.4 Dokumente
Unter diesem Menüpunkt sehen Sie die bereitgestellten Dokumente und können sie mit Klick auf das Herunterladen-Symbol downloaden.
2.5 PROVENTOR APP
Sie können Ihre Begehungen und die Auftragsbearbeitung auch mit die PROVENTOR App durchführen. Die kostenfreie App ist für Android und IOS Geräte verfügbar.
2.5.1 Installation und Anmeldung
Die PROVENTOR IOS App ist im Apple Store unter folgendem Link abrufbar:
https://apps.apple.com/at/app/proventor-3-0/id6479604422
Die PROVENTOR Android App können Sie im Google Play Store unter folgendem Link herunterladen:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.protectr.androidapp30
Beim ersten Start der App werden Sie um Eingabe Ihrer Portal-URL sowie Ihres Benutzernamens und Passwortes gebeten. Damit werden Sie am Portal angemeldet und können sofort starten.
Sie können diese Daten mit der Tastatur eingeben oder Sie scannen den QR-Code ein, der im Profil Ihres Benutzers am Portal hinterlegt ist. Klicken Sie dafür in der App auf Scan QR-Code.
Öffnen Sie Ihr PROVENTOR-Portal am PC und klicken Sie auf Ihren Benutzernamen. Im Profil wird Ihnen nun der QR-Code angezeigt, welchen Sie mit der Proventor-App scannen können. Sie werden nun automatisch mit Ihrem Benutzer auf Ihrem Portal angemeldet und können sofort starten.
2.5.2 Arbeiten mit QR-Codes
Sind die Kontrollobjekte mit den PROVENTOR-QR-Codes versehen, werden Begehungen einfach durch Scannen des QR-Codes mit der PROVENTOR APP dokumentiert. Aufträge können direkt durch Einscannen des QR-Codes bearbeitet und erledigt werden. Mängel können direkt mit dem Smartphone oder Tablet erfasst sowie ein Foto zur Dokumentation erstellt und angehängt werden.
2.5.3 QR Code verwenden
Im System können vom Portaladministrator QR Codes erstellt und auf einer Etiketten-Vorlage ausgedruckt werden.
Im App-Menü sehen Sie den zusätzlichen Punkt QR Code. Durch Klick auf das QR Code-Symbol öffnet sich die Kamera und Sie können den QR-Code scannen.
Ist für dieses prüfpflichtige Mittel ein offener Auftrag in Ihrer Auftragsliste, wird Ihnen dieser automatisch angezeigt. Ist kein offener Auftrag vorhanden, gelangen Sie automatisch in das Logbuch zur Erstellung eines neuen Eintrages.
2.6 Filter in den Menüs
In den Menüs Aufträge und Digitales Brandschutzbuch können Sie nach Einträgen filtern.
Um nach einem Eintrag zu filtern:
- Auswahl der gewünschten Werte aus den Drop-Down-Listen
- Klick auf Anwenden
